Ende der Aufbewahrungspflicht für Bücher und Aufzeichnungen aus 2006 - Steuertipps für Unternehmer 9/12

Zum 31.12.2013 läuft die 7-jährige Aufbewahrungspflicht für Bücher, Aufzeichnungen, Belege etc des Jahres 2006 aus.

Diese können daher ab 1.1.2014 vernichtet werden. Beachten Sie aber, dass Unterlagen dann weiter aufzubewahren sind, wenn sie in einem anhängigen Berufungsverfahren (lt BAO) oder für ein anhängiges gerichtliches oder behördliches Verfahren (lt UGB) in dem Ihnen Parteistellung zukommt, von Bedeutung sind.

Achtung: Für Grundstücke, die ab dem 1.4.2012 erstmals unternehmerisch genutzt werden, gilt im Falle einer Änderung der Verhältnisse, die für den ursprünglichen Vorsteuerabzug maßgeblich waren, ein Berichtigungszeitraum für die Vorsteuer von 20 Jahren. Die Aufbewahrungsfrist für Unterlagen derartiger Grundstücke wurde daher auf 22 Jahre verlängert.

Unabhängig von den gesetzlichen Bestimmungen sollten Sie als Privater sämtliche Belege im Zusammenhang mit Grundstücken aufbewahren. Dazu zählen neben dem Kaufvertrag vor allem auch die Belege über Anschaffungsnebenkosten (zB Anwalts- und Notarkosten, Grunderwerbsteuer, Schätzkosten) sowie über alle nach dem Kauf durchgeführten Investitionen. All diese Kosten können nämlich bei der Veräußerungsgewinnermittlung auf Basis der tatsächlichen Anschaffungskosten von der Steuerbasis abgesetzt werden.

Weiters sollten Sie keinesfalls Unterlagen vernichten, die zu einer allfälligen zivilrechtlichen Beweisführung notwendig sein könnten (zB Produkthaftung, Eigentumsrecht, Bestandrecht, Arbeitsvertragsrecht etc).

TIPP: Falls der Papierberg zu groß wird, kann man die Buchhaltungsunterlagen platzsparend auch elektronisch archivieren. In diesem Fall muss allerdings die inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet sein.