Aktuelles aus der Lohnverrechnung

Die Arbeitswelt hat sich 2021 verändert. Einerseits hat das Arbeiten im Homeoffice – nicht nur coronabedingt – zugenommen, anderseits wurde mit Einführung des Klimatickets ein deutlicher Anreiz für die Verwendung der öffentlichen Verkehrsmittel gesetzt. Für den Arbeitgeber gilt es vor dem Jahresende einige formalen Voraussetzungen zu überprüfen und zu dokumentieren, damit die steuerfreie Behandlung in der Lohnverrechnung auch einer Betriebsprüfung Stand hält.

Homeoffice

Arbeiten im Homeoffice, also die regelmäßige Erbringung von Arbeitsleistung in der Privatwohnung des Arbeitnehmers, ist für viele zur Gewohnheit geworden. Im Entwurf des Wartungserlasses zu den Lohnsteuerrichtlinien wurden die steuerlichen Rahmenbedingungen konkretisiert.

Homeoffice-Vereinbarung

Der Unfallversicherungsschutz gilt in gleicher Weise im Homeoffice wie am Arbeitsplatz.

Unentgeltlich überlassene Arbeitsmittel

Es wird klargestellt, dass die unentgeltliche Überlassung von digitalen Arbeitsmitteln an den Arbeitnehmer ab 1.1.2021 steuer-, sozialversicherungs- und lohnnebenkostenfrei ist. Zu den digitalen Arbeitsmitteln zählen Computer, Tastatur, Bildschirm, Handy und Router. Eine teilweise Privatnutzung ist unschädlich.

Homeoffice-Tage

Als Homeoffice-Tag zählt jener Tag, an dem der Arbeitnehmer seine Tätigkeit ausschließlich im Homeoffice ausübt. Wird ein Arbeitstag sowohl im Homeoffice als auch im Büro bzw auf Dienstreise verbracht, liegt kein Homeoffice-Tag vor. Unter „Home“ wird nicht nur die private Wohnung des Arbeitnehmers (egal ob Haupt- oder Nebenwohnsitz) verstanden, sondern auch die Wohnung des Lebenspartners und von nahen Angehörigen. Nicht darunter fallen Restaurants, Cafés, Vereinslokale oder öffentliche Flächen wie Parks.

Homeoffice-Pauschale

Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer ein nicht steuerbares Homeoffice-Pauschale in Höhe von bis zu € 3 pro Tag, gedeckelt mit 100 Homeoffice-Tagen pro Jahr gewähren. Die Obergrenze von € 300 gilt auch bei mehreren Arbeitgebern nur einmal.

Alternativ hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, die maximal mögliche € 300 Homeoffice-Pauschale als Werbungskosten zusätzlich zum allgemeinen Werbungskostenpauschale (€ 132) bei der Veranlagung der Jahre 2021 – 2023 geltend zu machen. Vom Arbeitgeber bezahltes Homeoffice-Pauschale ist selbstverständlich abzuziehen (Differenzwerbungskosten).

NEU: Auch für Selbständige wurde nun mittels Initiativantrags die Möglichkeit der Geltendmachung einer Art „Homeoffice-Pauschale“ ermöglicht, nämlich die Arbeitsplatzpauschale. Näheres dazu HIER.

Pendlerpauschale und Homeoffice

Bis zum 30.6.2021 konnte das Pendlerpauschale bei Covid-19-bedingtem Homeoffice entsprechend der Zeit davor berücksichtigt werden. Ab dem 1.7.2021 kann an einem Arbeitstag nur entweder das Pendlerpauschale oder das Homeoffice-Pauschale berücksichtigt werden. Für das Pendlerpauschale ab dem 1.7.2021 werden wieder die Anzahl der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte herangezogen. Ab 11 Tagen Pendeln zum Arbeitsplatz steht das volle Pendlerpauschale zur Verfügung. An den dazwischenliegenden Homeoffice-Tagen steht das Homeoffice-Pauschale zu.

NEU: DAS PENDLERPAUSCHALE SOLL AUCH BEI HOMEOFFICE-TÄTIGKEIT WÄHREND DES LOCKDOWNS ZUSTEHEN.

Lohnkonto

Neu in das Lohnkonto und in den Lohnzettel L16 aufzunehmen ist die Anzahl der Homeoffice-Tage pro Kalenderjahr und die Summe des vom Arbeitgeber nicht steuerbar ausgezahlten Homeoffice-Pauschales. Dies ist notwendig für die Bemessung des Homeoffice-Pauschales, sei es für die Vergütung des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer oder für die Geltendmachung als Werbungkosten beim Arbeitnehmer. Die Erfassung ist also unabhängig davon vorzunehmen, ob der Arbeitgeber eine Homeoffice-Pauschale tatsächlich ausbezahlt. Die Erfassung auf dem Jahreslohnzettel dient auch zum Einfangen eines eventuellen Übergenusses im Falle mehrerer Arbeitgeber. Dafür wurde auch ein weiterer Pflichtveranlagungstatbestand geschaffen.

Klimaticket: Betriebsausgabe und Umsatzsteuer

Sowohl das Jobticket als auch das Öffi-Ticket und das Klimaticket gelten als Betriebsausgaben auf Seiten des Arbeitgebers. Derartige Kosten sind entsprechend der betrieblichen oder beruflichen Verwendung abzugsfähig.

Ein Vorsteuerabzug wäre grundsätzlich nur möglich, wenn die Leistung zu mindestens 10% unternehmerischen Zwecken dient (§ 12 Abs 2 Z 1 UStG). Der Arbeitgeber kann für den Kauf des Jobtickets einen Vorsteuerabzug geltend machen. Gleichzeitig ist er aber dazu verpflichtet, für die Weitergabe Umsatzsteuer abzuführen, und zwar:

• als „Eigenverbrauch" bei kostenloser Gewährung oder
• als „Normalwert“ bei entgeltlicher Zurverfügungstellung.

Quelle: ÖGSW