Editorial
Last minute - Termin 31.12.2019

E-Zustellung ab 01.01.2020 - was ist zu tun?

Erstellt von elixa Horn, am 17.12.2019 | Gelesen: 2784 mal

Verpflichtung für Unternehmer ab 1.1.2020

Elektronische Zustellung ab 1.1.2020 – was ist zu tun?

Zum Empfang elektronisch versendeter Schriftstücke sind Private berechtigt, Unternehmer ab 1.1.2020 i. d. R. verpflichtet.

Im Nachfolgenden wird dargestellt, welche Maßnahmen Unternehmen setzen müssen, um ab dem 1.1.2020 für die verpflichtende Empfangsbereitschaft elektronischer Schriftstücke gerüstet zu sein.

  • Recht auf elektronischen Verkehr für Private
  • Pflicht zur Teilnahme an der elektronischen Zustellung für Unternehmen

Private sind berechtigt, mit Gerichten sowie mit Verwaltungsbehörden elektronisch zu kommunizieren. Von der elektronischen Zustellung sind beispielsweise die elektronische Meldebestätigung, die Strafregisterbescheinigung, RSa- und RSb-Briefe betroffen.

Die elektronische Zustellung ersetzt oder verdrängt die Papierzustellung nicht, sondern ist als zusätzliches Service zu sehen. Zur technischen Durchführung steht den Privaten das elektronische Postfach "MeinPostkorb" am Bürgerserviceportal HELP.gv.at zur Verfügung.

Unternehmen sind spätestens mit 1.1.2020 verpflichtet, an der elektronischen Zustellung teilzunehmen.

Von der elektronischen Zustellung sind ausgenommen:

  • Kleinunternehmer iSd UStG, d.h. jene Unternehmer, die wegen Unterschreitens der Umsatzgrenze von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen.
  • Unternehmen, die nicht über die dazu erforderlichen technischen Voraussetzungen (internetfähige Hardware im Unternehmen) oder über einen Internet-Anschluss verfügen. Gegebenenfalls ist die Teilnahme an der elektronischen Zustellung unzumutbar.

Im Zuge der Neuerung wurde ein zentrales Verzeichnis geschaffen, in dem alle natürlichen und juristischen Personen gelistet sind, die zur Teilnahme am elektronischen Verkehr registriert sind. Dieses Teilnehmerverzeichnis wird von den Behörden vor Versand einer Zustellung abgefragt. Ergibt die Abfrage, dass eine Registrierung zur elektronischen Zustellung vorliegt, werden Zustellungen elektronisch vorgenommen.

Derzeit sind keine Sanktionen für die Nicht-Teilnahme vorgesehen. Sofern beim Empfänger keine Anmeldung zur elektronischen Zustellung vorliegt, werden die Behörden Zustellungen wie bisher postalisch vornehmen. Ein zeitnaher Umstieg ist dennoch zu empfehlen, da davon auszugehen ist, dass es sich dabei um eine Übergangslösung handelt.

Für den Fall, dass uns von Ihnen eine Zustellvollmacht erteilt wurde, werden Schriftstücke der Finanzverwaltung (Steuerbescheide, etc.) weiterhin an uns übermittelt und ebenso weiterhin in gewohnter Form von uns an Sie weitergeleitet.

Trotz erteilter Zustellvollmacht an uns gilt zu beachten, dass alle anderen Schriftstücke in Ihr persönliches elektronisches Postfach übermittelt werden und auch von Ihnen (bzw. der/dem von Ihnen definierten Postbevollmächtigten) dort „abgeholt“ werden müssen. Über den Eingang eines behördlichen Dokuments werden Sie (bzw. der/die Postbevollmächtigte) per E-Mail (über die von Ihnen angegebene E-Mail Adresse) informiert.

Zusätzliche Infos finden Sie auch hier.

Welche Schritte sind zur Empfangsbereitschaft für elektronische Schriftstücke zu setzen?

Welche Schritte gesetzt werden müssen ist davon abhängig, welche „Vorarbeiten“ das Unternehmen schon in Bezug auf elektronische Zustellung in FinanzOnline bzw im Unternehmensserviceportal USP geleistet hat:

Fall 1:Unternehmen ist FinanzOnline-Teilnehmer und hat im FinanzOnline eine Mail-Adresse zur elektronischen Zustellung hinterlegt
Das Unternehmen wurde bereits vollautomatisch in das neue zentrale Teilnehmerverzeichnis aufgenommen.

Ist in FinanzOnline bereits vor 1.12.2019 eine Mail-Adresse hinterlegt, wird diese automatisch ins USP transferiert.

Im USP direkt kann man erst ab 1.12.2019 eine Mail-Adresse anlegen.


!

Es muss eine Registrierung im USP erfolgen, soweit noch nicht in der Vergangenheit geschehen.

Es ist im USP-Konto noch zu überprüfen, ob dort die E-Mail-Adresse jenes Unternehmensvertreters hinterlegt ist,

der als Postbevollmächtigter zum Empfang behördlicher Schriftstücke vorgesehen ist.

Das kann der Unternehmer selbst sein oder eine von ihm namhaft gemachte Person.

Fall 2:Unternehmen ist FinanzOnline-Teilnehmer, aber hat auf die elektronische Zustellung verzichtet bzw keine Mail-Adresse hinterlegt
Das Unternehmen kann damit nicht vollautomatisch ins das Teilnehmerverzeichnis aufgenommen werden.


!

Es muss eine Registrierung im USP erfolgen, soweit noch nicht in der Vergangenheit geschehen.

Das Unternehmen muss eine Mail-Adresse (für den Unternehmer selbst oder für einen Postbevollmächtigten) hinterlegen,

das erfolgt am besten über FinanzOnline. Dort sind die Einstellungen auf „elektronische Zustellung“ zu ändern und

eine Mail-Adresse zu hinterlegen, an welche die elektronische Zustellung erfolgen soll.

Fall 3:Unternehmen ist nicht FinanzOnline-Teilnehmer, nicht ERV-Teilnehmer und nicht bei USP oder einem Zustelldienst registriert


!		Eine Registrierung für die eZustellung muss vorgenommen werden;

dazu gibt es zwei Möglichkeiten:

• bis 1.12.2019: Registrierung bei einem behördlich zugelassenen Zustelldienst

• ab 1.12.2019: Registrierung direkt im USP

Welche Maßnahmen sind weiteres erforderlich?

  • Das Unternehmen benötigt nicht nur eine Registrierung im USP, sondern muss dort auch die Anwendung „MeinPostkorb“ freischalten (und dort eine E-Mail-Adresse hinterlegen). In vielen Fällen ist „MeinPostkorb“ automatisch freigeschalten.
  • Optionales Upgrade: Zusätzliche Registrierung bei einem Zustellsystem

Um Zustellungen per RSa oder RSb empfangen zu können, ist zusätzlich eine einmalige

Registrierung bei einem der zugelassenen Zustelldienste notwendig. Das sind derzeit:

  • Österreichische Post AG (meinbrief.zustellung.gv.at/)
  • BriefButler. (zustelldienst briefbutler.at)
  • BRZ (Elektr. Zustelldienst brz-zustelldienst.at/Zustellservice/processor)
  • eVersand (eversand.at)

Diese zusätzliche Registrierung erfolgt entweder direkt bei den einzelnen Zustelldiensten oder auch direkt in „MeinPostkorb“.

Zusammenfassung

  • Unternehmen sind spätestens mit 1.1.2020 verpflichtet, an der elektronischen Zustellung teilzunehmen (ausgenommen Kleinunternehmer bzw. Unternehmen, wo die technischen Voraussetzungen fehlen).
  • Schritte zur E-Zustellung
    • Registrierung im Unternehmensserviceportal (USP) – falls noch nicht vorhanden
    • Wurde bereits bis 1.12.2019 im Finanz Online eine E-Mail Adresse für die elektronische Zustellung hinterlegt, so werden die Daten aus FinanzOnline automatisch ins USP ins Teilnehmerverzeichnis übernommen, d.h. es wurde automatisch eine Registrierung zur elektronischen Zustellung im USP durchgeführt
    • Festlegung eines Postbevollmächtigten im USP
    • Wurde bis 1.12.2019 die E-Mail Adresse in FinanzOnline nicht hinterlegt, so erfolgt keine automatische Übernahme ins Teilnehmerverzeichnis. Hier muss die Registrierung zur elektronischen Zustellung und die Freischaltung „MeinPostkorb“ über das USP erfolgen. Dies gilt auch für nicht FinanzOnline-Teilnehmer, nicht ERV-Teilnehmer und Personen die sich nicht bei einem behördlich zugelassenen Zustelldienst registriert haben.
  • Derzeit sind keine Sanktionen für die Nicht-Teilnahme vorgesehen. Liegt keine Anmeldung zur elektronischen Zustellung vor, werden die Behörden Zustellungen wie bisher postalisch vornehmen.
  • Für den Fall, dass uns von Ihnen eine Zustellvollmacht erteilt wurde, werden Schriftstücke der Finanzverwaltung (Steuerbescheide, etc.) weiterhin an uns übermittelt und ebenso weiterhin in gewohnter Form von uns an Sie weitergeleitet.
  • Trotz erteilter Zustellvollmacht an uns gilt zu beachten, dass alle anderen Schriftstücke in Ihr persönliches elektronisches Postfach übermittelt werden und auch von Ihnen (bzw. der/dem von Ihnen definierten Postbevollmächtigten) dort „abgeholt“ werden müssen. Über den Eingang eines behördlichen Dokuments werden Sie (bzw. der/die Postbevollmächtigte) per E-Mail (über die von Ihnen angegebene E-Mail Adresse) informiert.

Quellen:

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